Składnica Akt Komendy Powiatowej Policji w Żaganiu usytuowana jest w strukturach Kancelarii Tajnej podlegającej Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych KPP w Żaganiu.
Adres siedziby:
Składnica Akt KPP w Żaganiu
ul. Nowogródzka 1
68-100 Żagań
tel. 47 79 37 200
Składnica Akt Komendy Powiatowej Policji w Żaganiu podporządkowana jest Komendantowi Powiatowemu Policji. Zasób archiwalny KPP stanowią akta wytworzone przez:
● komórki organizacyjne byłej KRP w Żaganiu;
● komórki organizacyjne Komendy Powiatowej Policji w Żaganiu - do chwili obecnej;
● jednostkę podległą KPP w Żaganiu – KP w Iłowej.
Podstawowym zakresem działań Składnicy Akt KPP w Żaganiu jest obsługa własnej instytucji poprzez wykonywanie następujących zadań:
● gromadzenie i ewidencjonowanie dokumentacji,
● wykonywanie usług w zakresie opracowywania kwerend,
● sporządzanie kserokopii dokumentów,
● prowadzenie działalności informacyjnej,
● udostępnianie dokumentacji będącej na stanie składnicy akt,
● brakowanie dokumentacji niearchiwalnej o czasowym okresie przechowywania.
Dokumentację zgromadzoną w Składnicy KPP w Żaganiu udostępnia się do celów:
● służbowych,
● naukowo – badawczych,
● publicystycznych,
● innych.
W celu uzyskania pozwolenia wglądu do akt stanowiących zasób składnicy akt należy złożyć pisemny wniosek do Komendanta Powiatowego Policji w Żaganiu, który powinien zawierać:
● imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
● nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna,
● rodzaj materiałów lub temat, którego mają dotyczyć,
● cel oraz proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów – temat i zakres pracy naukowej.
W przypadku udostępniania akt do celów naukowo-badawczych od osoby zainteresowanej wymaga się przedłożenia zaświadczenia z uczelni.
Udostępnienie akt dla celów innych niż naukowo-badawcze wymaga od osoby ubiegającej się o ich udostępnienie wykazania swojego interesu prawnego.
Wiadomości uzyskane z udostępnionej dokumentacji nie mogą być wykorzystane w sposób lub celach naruszających obowiązujące prawo.
Dokumentację udostępnia się jeśli nie zawiera ona informacji niejawnych i nie wymaga ochrony przepisami Ustawy z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), a ich ujawnienie nie naraża na szkodę interesu Rzeczypospolitej Polskiej.
Akta udostępnia się wyłącznie w obecności pracownika Składnicy Akt. Miejsce udostępniania dokumentacji stanowiącej zasób archiwalny jednostek stanowi siedziba Składnicy Akt Komendy Powiatowej Policji w Żaganiu, usytuowana w obiekcie przy ul. Nowogródzkiej 1.
Zakres, formę i sposób korzystania z dokumentów stanowiących zasób archiwalny określają:
● Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz.173),
● Zarządzenie Nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz.Urz. MSWiA Nr 9, poz. 42),